Dès la création d'une entreprise, de nombreux documents sont générés, y compris des documents comptables, fiscaux, sociaux, commerciaux et civils. La loi impose une obligation de conservation documents comptables de ces documents, avec des durées variables selon leur nature.
Le Code Général des Impôts (CGI) est la référence en matière de règles de conservation légale pour les documents comptables et fiscaux. La durée imposée par le CGI peut s'étendre de quelques années à une décennie. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions financières.
Les documents comptables, comme les livres comptables, doivent être conservés au moins 10 ans selon le CGI. Le point de départ de cette période varie selon le document. Pour les livres comptables, c'est la date de clôture. Pour les bilans, comptes de résultats et leurs annexes, c'est la clôture de l'exercice comptable. Pour une aide à la gestion, vous pouvez faire appel à un conseiller gestion entreprise pour le suivi des performances de votre entreprise.
L'obligation légale de conservation légale est justifiée par le rôle de preuve que ces documents peuvent jouer en cas de litiges ou d'actions en justice. Ils permettent de justifier des opérations financières et de retracer l'historique des transactions.
Le non-respect de cette durée de conservation peut entraîner une amende de 5 000 euros, conformément à l'article 1734 du CGI, similaire à l'absence de documents comptables. Afin de vous simplifier la tâche, la dématérialisation documents comptables permet de classer vos factures méticuleusement.
La durée de conservation de 10 ans ne s'applique pas à tous les documents. Les règles varient selon leur nature. Voici un aperçu:
Les documents fiscaux, tels que la déclaration d’impôt, les documents relatifs au régime d'imposition (BA, BNC ou BIC), la déclaration de TVA et la cotisation foncière, doivent être conservés au moins 6 ans. Cela permet à l'administration fiscale de contrôler et de vérifier les déclarations. Pour les créateurs et repreneurs, des aides fiscales pour la création entreprise peuvent vous accompagner.
La durée de conservation des documents sociaux est variable. Les documents relatifs aux charges sociales, au nombre de jours travaillés et aux taxes salariales doivent être conservés pendant au moins 3 ans. Les bulletins de paie, les contrats de travail, doivent être conservés pendant 5 ans. Afin de vous accompagner, des audit RH le mans peuvent être réalisés par un expert-comptable afin de sécuriser vos obligations sociales.
Les documents relatifs aux accidents du travail doivent être conservés pendant 10 ans, alignés sur le délai de prescription des actions en justice liées aux accidents du travail.
La durée de conservation des documents commerciaux et civils varie de 2 à 10 ans. Les contrats d’assurances doivent être conservés pendant au moins 2 ans, les déclarations de douane pendant 3 ans, les contrats relatifs à un échange commercial (transport de marchandises, par exemple) pendant 5 ans, et les contrats électroniques portant sur un échange commercial de plus de 120 € pendant 10 ans. Vous pouvez aussi opter pour un accompagnement personnalisé et faire appel à un expert tel qu'un comptable d'entreprise sur le mans qui s'emploiera à réaliser les diverses tâches comptables de votre entreprise.
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