Article publié le 28 août 2020 et mis à jour le 19 octobre 2026.
Les documents comptables et leurs justificatifs se conservent dix ans. Mais une entreprise possède aussi des pièces fiscales, des contrats et des dossiers du personnel, soumis à des règles différentes. Avant de vider vos archives, identifiez chaque document, son point de départ et les obligations applicables. Une réforme votée en juin 2026 impose également de revoir votre calendrier fiscal.
L’obligation relève du Code de commerce, notamment de son article L123-22. Elle concerne les livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives. Factures clients, factures fournisseurs, bons de commande et bons de livraison doivent donc rester accessibles. Les comptes annuels sont également à conserver dix ans à partir de la clôture de l’exercice.
Pour un exercice clôturé le 31 décembre 2025, organisez ainsi la conservation des pièces comptables jusqu’au 31 décembre 2035 au minimum. Ce repère ne dispense pas de vérifier les situations particulières avant destruction. Le tableau officiel des durées de conservation permet de distinguer les catégories.
Le délai fiscal de référence était de six ans, calculé depuis la dernière opération figurant dans les livres ou depuis l’établissement du document. La loi du 25 juin 2026 le porte à dix ans pour les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.
Cette transition ne concerne donc pas uniquement les documents créés en 2027. Relisez dès maintenant votre calendrier de destruction : certaines archives anciennes devront rester disponibles plus longtemps. La présentation officielle de la réforme précise son champ temporel. Faites examiner les échéances de vos dossiers avant toute suppression automatique.
Une facture peut relever simultanément de règles comptables et fiscales. Il faut satisfaire toutes les obligations applicables, et non choisir le délai le plus court. Rapprochez vos justificatifs de vos déclarations fiscales pour retrouver facilement les éléments ayant servi au calcul de l’impôt.
Les contrats commerciaux et les relevés bancaires ont généralement un délai de cinq ans ; lorsqu’une pièce constitue aussi un justificatif comptable, vérifiez l’obligation de dix ans. Le double du bulletin de paie se conserve cinq ans par l’employeur, avec des obligations distinctes de disponibilité pour le bulletin électronique. Le registre unique du personnel se conserve cinq ans après le départ du salarié.
Évitez de classer tous les dossiers sous une même échéance. Les documents concernant le personnel, les assurances, les biens immobiliers ou un litige nécessitent une analyse adaptée. Une date de destruction doit tenir compte de la nature exacte de la pièce et des éventuelles procédures en cours.
Une facture électronique doit être conservée dans son format informatique original : son impression ne remplace pas cet original. Pour les factures papier, une numérisation permettant de se passer du papier doit respecter les conditions réglementaires de reproduction, d’intégrité et d’horodatage. Un simple scan dans un dossier partagé ne démontre pas, à lui seul, cette conformité.
Le BOFiP détaille les modalités de conservation. Vérifiez avec votre prestataire les garanties d’archivage, la récupération des fichiers et la continuité d’accès en cas de changement d’outil. Pour organiser le circuit quotidien, consultez notre article sur les contrôles à la réception des factures électroniques.
Créez un tableau indiquant la catégorie, l’exercice, le responsable, l’emplacement et l’échéance de chaque ensemble documentaire. Restreignez les accès, prévoyez des sauvegardes et testez régulièrement la restitution d’une facture. Lors d’une migration, vérifiez un échantillon d’archives avant de fermer l’ancien service. Perspectives peut vous accompagner dans l’organisation de votre comptabilité d’entreprise.
Pas si elle relève de l’obligation comptable de dix ans. Vérifiez aussi les nouvelles règles fiscales et les éventuels besoins liés à un litige.
Elle ne garantit ni la pérennité ni la conformité de l’archivage. Prévoyez des sauvegardes, des accès contrôlés et des vérifications de lisibilité.
Vérifiez les engagements prévus dans votre mission et vos contrats. Assurez-vous de pouvoir récupérer vos pièces et de connaître leur durée de disponibilité.
Non. Définissez des durées adaptées, notamment pour les données personnelles, puis organisez une destruction sécurisée lorsque toutes les obligations sont satisfaites.
