La simplification des écritures grâce à la dématérialisation des documents comptables transforme la gestion financière des entreprises. Ce processus consiste à digitaliser l'ensemble des documents d'un service comptable, englobant l'édition, le stockage et l'archivage. Avant d'opter pour cette transformation, il est crucial de comprendre son processus et ses implications.
La dématérialisation consiste à remplacer les supports physiques par des supports numériques. En comptabilité, cela signifie la digitalisation de tous les documents relatifs à l'exercice comptable d'une entreprise. Ce processus ne se limite pas à scanner des documents, mais s'étend jusqu'à la sauvegarde des documents édités.
La numérisation des documents nécessite des équipements électroniques et des logiciels spécifiques pour le classement, l'édition et le stockage. Ces logiciels, disponibles en mode SaaS ou sur serveur local, permettent aux employés d'accéder aux documents selon des règles prédéfinies. Ils sécurisent, classent et stockent digitalement les documents comptables.
Les logiciels de dématérialisation offrent des services tels que le stockage de documents en divers formats, l'indexation, et l'effacement définitif. Ils facilitent la recherche de texte intégral, la modification de documents et l'automatisation des données grâce aux technologies LAD et OCR.
La récupération automatique des données s'appuie sur la LAD (lecture automatique de documents) pour lire et extraire les informations durant la numérisation, et sur l'OCR (reconnaissance optique de caractères) qui crée un fichier texte lors du scan pour récupérer les données.
La transmission des données fiscales par la facturation électronique obligatoire est une composante essentielle de la dématérialisation des documents comptables. L'État encadre juridiquement cette pratique, obligeant les entreprises à utiliser des factures électroniques pour les marchés publics. Cette obligation s'étend progressivement, avec une généralisation prévue pour le secteur privé entre 2024 et 2026, concernant les entreprises assujetties à la TVA.
Cette évolution des obligations légales pour la facture dématérialisée simplifiera les déclarations de TVA grâce à un pré-remplissage en ligne, réduira les délais de paiement et diminuera les coûts d'élaboration des factures. Pour avoir une valeur légale, une facture électronique doit respecter les normes de l'article 289 du Code Général des Impôts, notamment en termes de mentions obligatoires, d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité.
La signature électronique, garantie par un tiers certificateur, est une solution pour assurer l'authenticité des factures électroniques. L'EDI fiscal (Échange de Données Informatisées) ou une piste d'Audit Fiable sont d'autres moyens de garantir cette authenticité.
En résumé, la facturation électronique simplifie les déclarations de TVA, réduit les délais de paiement, diminue les dépenses liées à l'impression des factures et amoindrit les risques de fraude grâce à la collecte automatisée de la TVA.
L'entreprise qui adopte la digitalisation des opérations financières via la dématérialisation de ses documents comptables bénéficie de nombreux avantages, notamment pour son service de comptabilité. Elle permet de réaliser des tâches précises et planifiées, telles que le stockage d'informations comptables avec un outil de gestion d'entreprise, le classement des factures, et l'établissement des obligations déclaratives comme les déclarations fiscales.
Cette simplification des tâches rend les informations facilement accessibles et élimine la saisie et le classement des documents papiers. La réduction de la paperasse permet de gagner du temps et d'accroître la productivité. Les erreurs de saisie sont réduites, améliorant l'image de l'entreprise, et le temps gagné peut être alloué à d'autres tâches.
Outre le gain de temps, la dématérialisation offre un avantage économique en réduisant les frais d'achat de papier et d'impression, diminuant ainsi le budget de fonctionnement de l'entreprise. Cela représente une politique de développement à long terme.
La dématérialisation est un processus révolutionnaire qui améliore l'organisation en éliminant les supports papier. Elle favorise la rapidité, la simplicité, la productivité, la transparence et la communication avec les associés et les clients. Fini les heures passées à archiver ou protéger les documents, ou à attendre pour régler ou concevoir une facture. Pour une gestion optimisée, vous pouvez aussi vous faire accompagner par un expert-comptable. De plus, il faut savoir que la conservation des documents comptables est soumise à des règles spécifiques selon leur nature.
Pour une gestion du temps optimisée en entreprise, il existe des solutions efficaces que votre expert-comptable peut vous aider à mettre en place.
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Enfin, il est important de noter que notre cabinet d'expert-comptable a fait évoluer son mode de facturation pour mieux vous servir.
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